Documentación
Cómo funciona Cafeterías
Qué hace cada parte del sistema y cómo se usa en el día a día. Sirve para conocerlo antes de empezar y para resolver dudas una vez que ya lo estás usando.
Primeros pasos
- Configura tu localDeja listos los datos, el horario, los parámetros y los catálogos base de tu local antes de empezar a vender.
- Suma a tu equipoAgrega a las personas que trabajan contigo, invítalas a crear su contraseña y administra su acceso.
- Roles y permisosDecide qué puede ver y hacer cada persona creando roles a la medida de tu local.
- Maneja varias cafeteríasAdministra más de un local desde una sola cuenta y cambia entre ellos en un toque.
- Importa tus datosTrae productos, proveedores, insumos, gastos y propinas desde otra plataforma con un archivo, sin cargarlos a mano.
Salón y caja
- Abrir y cerrar la caja del díaLleva el efectivo del turno desde la apertura hasta el arqueo, y deja registrada cualquier diferencia.
- Tomar un pedido y cobrarAbrir una mesa, cargar lo que se pide y cobrar la cuenta, desde el panel o desde el celular del equipo.
- Preparar las comandas en cocina y barraMuestra qué hay que preparar en cada mesa y cuánto lleva esperando, y avisa a la sala cuando algo está listo.
- Aceptar o rechazar pedidos de la appRevisa los pedidos que los clientes hacen desde la app y decide si se preparan, y en qué mesa se cargan.
- Registrar y repartir las propinasGuarda la propina en cada cobro y la reparte entre quienes trabajaron en cada turno, en partes iguales o por porcentaje.
- Consultar el historial de ventasBusca cualquier cuenta de un período, revisa qué se vendió y cómo se pagó, y descárgalo en Excel.
Carta y productos
- Crear productos, variaciones y promocionesArma tu catálogo con precio, receta, foto y horario, agrega opciones como el tipo de leche y crea promociones que los clientes canjean con puntos.
- La carta QRImprimir los códigos de las mesas y armar la carta que tus clientes ven en su teléfono.
- Calibrar los cafés de la cartaGuarda la receta de barra de cada café (método, dosis, agua, temperatura, tiempo y perfil sensorial) para que todo el equipo lo prepare igual.
Inventario
- Llevar el stock de insumosRegistra tus materias primas con su unidad, mínimo y costo, y ve en todo momento cuánto queda, qué está bajo y qué movió cada número.
- Hacer un conteo físico y registrar mermaCuadra la bodega contando lo que hay de verdad y registra lo que se pierde, con su causa.
- Costos de insumos y margen de cada productoMantén al día el costo de cada insumo para saber cuánto vale tu bodega y cuánto ganas con cada producto.
- Registrar compras y llevar a tus proveedoresAnota cada compra, con o sin proveedor, para sumar stock, actualizar costos, crear el gasto y saber cuánto le debes a cada proveedor.
Personal
- Armar los turnos de la semanaAsignar turnos, repetir la semana, ofrecer turnos abiertos y resolver los cambios que pide el equipo.
- Marcar entrada y salidaCada persona registra desde el celular cuándo empieza y cuándo termina su jornada, y avisa qué días y horas puede trabajar.
- Liquidaciones del mesCalcula cuánto se le debe a cada persona en un mes según sus turnos, y lleva el control de lo emitido y lo pagado.
- Documentos del equipoGuarda contratos, anexos y certificados en una carpeta por persona, con un aviso cuando falta un documento obligatorio.
- El portal del equipoLa versión para celular del sistema, donde cada persona ve sus turnos, marca su asistencia, revisa sus pagos y usa las herramientas de su puesto.
Clientes
- Clientes y puntosMuestra quién te compra desde la app: qué pidió, cuántos puntos tiene y qué preferencias declaró.
- Cupones, catálogo y beneficios automáticosArma las recompensas que tus clientes canjean con puntos, los premios que se entregan solos y los cupones que se aplican al cobrar.
- Descuentos por productoRebaja el precio de un producto por un tiempo, sin códigos, y se cobra rebajado de forma automática.
- Publicaciones y reseñas de la comunidadPublica avisos y novedades en el inicio de la app de clientes y modera las reseñas que dejan.
- La app de clientesUna app para que tus clientes vean la carta, pidan para retirar, junten puntos y guarden sus preferencias.
Gestión
- Leer la pantalla de inicioMuestra de un vistazo cómo va el día, la semana o el mes: ventas, margen, merma, quién trabaja hoy y qué insumos faltan.
- Leer los reportesMuestra cuánto vendiste y ganaste, cómo se movió el inventario, qué hay que comprar y qué productos se rehicieron.
- Registrar y pagar gastosLleva en un solo lugar los egresos del local, ve qué falta pagar y cuándo vence cada cuenta.
- Revisar el registro de actividadMuestra quién hizo qué y cuándo en el local, en una sola línea de tiempo.
- Usar el asistentePregunta por ventas, stock, turnos, caja o gastos en tus palabras y pide algunos cambios simples, siempre con tu confirmación.