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Registrar y pagar gastos
Lleva en un solo lugar los egresos del local, ve qué falta pagar y cuándo vence cada cuenta.
Qué hace
Gastos guarda los egresos de la cafetería: servicios, arriendo, gastos fijos y compras. Cada gasto lleva descripción, categoría, monto, fecha y, si quieres, proveedor y fecha de vencimiento. Puede estar pendiente, pagado o anulado.
La subsección «Por pagar» junta todo lo pendiente y lo ordena por vencimiento. Marca en rojo lo vencido y en ámbar lo que vence en los próximos 7 días. Esos mismos avisos aparecen en la campana de notificaciones del panel.
Las compras a proveedores que se marcan como recibidas generan su gasto solas, en la categoría «Mercadería». Así el registro muestra el gasto total del local sin cargar nada dos veces. Si tienes varios locales, un gasto puede ser de un local o de todo el negocio.
Cómo se usa
- 1
Crea tus categorías
Entra a Gastos y elige «Categorías» en el menú lateral. Escribe el nombre en «Nueva categoría», define el «Orden» si quieres y toca «Agregar». Sin al menos una categoría no puedes registrar gastos.
- 2
Registra un gasto
Toca «Nuevo gasto» y completa «Descripción», «Categoría (obligatoria)», «Monto (CLP)» y «Fecha». Si aplica, elige «Proveedor (opcional)» y «Vence (opcional)». En «Corresponde a» elige si el gasto es de este local o de «Todo el negocio». Toca «Registrar».
- 3
Marca si ya lo pagaste
Si el gasto ya está pagado, marca «Ya está pagado» en el mismo formulario e indica la «Fecha de pago». Si no lo marcas, queda pendiente.
- 4
Revisa y filtra el registro
En «Registro» usa «Buscar», «Categoría», «Estado», «Desde» y «Hasta», o los atajos «Este mes» y «Mes anterior». Arriba ves «Total del período», «Pendiente de pago», «Pagado» y «Gastos listados». En «Total por categoría» puedes tocar una categoría para filtrar por ella.
- 5
Paga lo pendiente
En «Por pagar» (o en «Registro») toca el botón con el visto de un gasto pendiente. Elige la «Fecha de pago» y toca «Confirmar pago».
- 6
Corrige o anula
Toca la fila del gasto para abrir «Editar gasto», cambia lo necesario y toca «Guardar». Para dejarlo sin efecto, toca «Anular» y confirma. Si un gasto quedó anulado por error, ábrelo y toca «Reabrir».
Ten en cuenta
- Los gastos que vienen de una compra llevan la etiqueta «Compra» y no se editan ni se anulan desde Gastos. Eso se hace desde Compras, y el gasto se actualiza solo.
- Anular no borra: el gasto queda en la lista pero deja de sumar a los totales. Si lo reabres, vuelve a quedar pendiente.
- La opción «Corresponde a» solo aparece al crear el gasto y después no se puede cambiar. Los gastos de todo el negocio llevan la etiqueta «Negocio» y los ven todos los locales.
- Las categorías son de todo el negocio. Una categoría con gastos asociados no se puede eliminar: primero tienes que pasar esos gastos a otra categoría.
- El vencimiento no puede ser anterior a la fecha del gasto. El aviso de «por vencer» empieza 7 días antes.
- La sección no tiene botón para exportar los gastos.
Quién puede usarla
Lo controlan los permisos de la sección Gastos. «Ver los gastos» abre las tres subsecciones. «Registrar gastos» muestra el botón «Nuevo gasto». «Editar y anular gastos» permite editar, anular, reabrir, marcar como pagado y administrar categorías. El botón «Registrar compra» solo aparece si el rol puede registrar compras en la sección Proveedores. Los roles se ajustan en Configuración › Roles y permisos.
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