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Documentos del equipo
Guarda contratos, anexos y certificados en una carpeta por persona, con un aviso cuando falta un documento obligatorio.
Qué hace
Guarda los contratos, anexos, certificados y demás documentos laborales en una carpeta por persona. Los archivos quedan en un almacenamiento privado ubicado en Chile y solo se pueden abrir desde el sistema.
Cada carpeta muestra cuántos documentos tiene y de qué tipo. Si a una persona le falta un tipo que es obligatorio para su rol, la carpeta lo avisa. Un buscador encuentra por persona, por nombre de archivo o por tipo.
Cada persona puede ver y abrir sus propios documentos desde el portal del equipo. Los de los demás no los ve.
Cómo se usa
- 1
Define los tipos
En «Configuración», pestaña «Negocio», busca «Tipos de documento». Un negocio nuevo empieza con Contrato, Anexo y Certificado. Para crear otro, escríbelo en «Nuevo tipo, por ejemplo Licencia médica» y toca «Agregar». Si tocas un tipo, puedes cambiarle el nombre y elegir en «Obligatorio para:» los roles que deben tenerlo.
- 2
Sube un documento
En «Equipo», pestaña «Documentos», toca «Subir documento». Elige la «Persona», el «Tipo» y el «Archivo», y toca «Subir». También puedes abrir la carpeta de una persona y tocar «Subir documento para» seguido de su nombre.
- 3
Busca
Escribe al menos dos letras en «Buscar por persona, archivo o tipo...» o filtra con el selector «Todos los tipos». Las carpetas que no coinciden se ocultan.
- 4
Abre la carpeta de una persona
Toca su tarjeta. Ves cada documento con su tipo, la fecha y quién lo subió. Si le falta un documento obligatorio, aparece el aviso «Le falta para su rol».
- 5
Abre o descarga
Toca el ícono de descarga junto al documento. Se abre en una pestaña nueva y desde ahí lo puedes guardar.
- 6
Elimina
Toca la papelera y confirma en «¿Eliminar documento?». El archivo se borra del almacenamiento.
Ten en cuenta
- Cada archivo puede pesar hasta 10 MB y tiene que ser PDF, Word (.doc o .docx) o imagen PNG o JPG.
- Un documento no se edita ni se reemplaza. Para corregirlo, elimínalo y súbelo de nuevo. Eliminar no se puede deshacer.
- Cada vez que abres un documento se crea un enlace que vence en un minuto. Ese enlace no sirve para compartir: quien necesite el documento tiene que abrirlo desde el sistema.
- Las subidas y las eliminaciones quedan en el registro de actividad, en la categoría «Documentos». Cuando alguien abre un documento, eso no queda registrado.
- Un tipo de documento solo se puede eliminar si ningún documento lo usa.
- En el portal, la persona ve sus documentos con un nombre que pone el sistema, no con el nombre original del archivo. Tampoco puede subir documentos.
Quién puede usarla
Todo está en la sección Documentos: «Ver los documentos del personal» deja entrar a la pantalla, y aparte están «Subir documentos» y «Eliminar documentos». Por defecto solo los tiene el administrador. Para crear y editar los tipos de documento hace falta «Editar la configuración del negocio», de la sección Configuración. Cada persona ve los suyos con «Ver sus documentos», de la sección Portal del personal, que traen los roles mesero, cocina y barista. Puedes cambiar los permisos de cada rol en Configuración › Roles y permisos.
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